调档函格式及

注意事项

调档函是指在对某个档案进行调查、查询等工作时，向档案馆或相关部门提交的一种书面申请。这份函件需要按照一定的格式书写，以保证信息的准确性和整齐性。下面将介绍调档函的格式及注意事项。

调档函的格式通常包括以下内容：

1. 信头：在纸张的左上角填写发信方的名称、地址等信息。

2. 收信方信息：在纸张的右上角填写收信方的名称、地址等信息。

3. 日期：写明发信日期，通常位于信头和称谓之间。

4. 称谓：适当使用称谓（如“敬爱的”“尊敬的”等），然后填写收信方的姓名。

5. 正文：在称谓下方开始写正文，内容包括调档的目的、需要查询的档案信息、调档的时间、地点等。

6. 结尾：通常使用礼貌的语言表达谢意，例如“我谨代表……表示衷心的感谢”，然后签名并注明发信人的姓名、职务，最后写上联系方式。

考虑到调档函的正式性，还需要注意以下事项：

1. 文字措辞：语气要正式、客观、严谨，避免使用口语或俚语表达。

2. 信息准确性：核对调档函中提到的档案信息，确保准确无误。

3. 文件附件：如果需要附加相关文件，请在正文中注明，并确保所附文件与调档事项有关。

4. 信纸选择：选择一般的信纸作为载体，用纸应洁白整齐，保持信纸的规范性。

5. 信封和邮寄：将调档函折叠后放入信封中，填写清楚收信人的地址和发件人的地址，并选择合适的邮寄方式。

综上所述，调档函的格式和注意事项十分重要，写好调档函能够提高准确性和专业性，帮助顺利完成档案调查、查询等相关工作。